201610.05
Off
1

Cheltuielile de deplasare – detasarea transfrontaliera

by in Blog

Conform Codului muncii:

Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil (art. 44 (2)).

Drepturile si obligatiile privind relatiile de munca dintre angajator si salariat se stabilesc potrivit legii, prin negociere, in cadrul contractelor colective de munca si al contractelor individuale de munca (art. 37).

Salariatii nu pot renunta la drepturile ce le sunt recunoscute prin lege. Orice tranzactie prin care se urmareste renuntarea la drepturile recunoscute de lege salariatilor sau limitarea acestor drepturi este lovita de nulitate (art. 38).

Clauzele contractului individual de munca nu pot contine prevederi contrare sau drepturi sub nivelul minim stabilit prin acte normative ori prin contracte colective de munca (art. 11).

Conform Contractului colectiv la nivel de ramura (art. VII.11), salariatii unitatilor trimisi in delegatie in conditiile legii vor beneficia de urmatoarele drepturi:
decontarea pe baza de documente justificative si conform prevederilor stabilite prin Contractul Colectiv de Munca, in conditiile legii si ale ordinului de deplasare, a cheltuielilor efective de transport (inclusiv a transportului interurban la obiectiv pe perioada delegatiei);
decontarea pe baza de documente justificative si conform prevederilor Contractului Colectiv de Munca a costului efectiv al cazarii;
diurna de deplasare nediferentiata pe categorii profesionale, in limita de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutii publice;
in cazul in care delegarea in interesul serviciului dureaza mai putin de 24 de ore se aplica urmatoarele cote:

  • pana la 12 ore – 1/2 diurna;
  • peste 12 ore – diurna intreaga.

Cu aprobarea conducerii unitatii, in conditiile stabilite prin Contractul Colectiv de Munca la nivel de Unitate, salariatul se va putea deplasa in delegatie cu autovehiculul proprietate personala.

Delegarea reprezinta exercitarea temporara, din dispozitia angajatorului, de catre salariat, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in interesul angajatorului sau, de la care primeste instructiuni in acest sens.

Detasarea este actul prin care se dispune schimbarea temporara a locului de munca, din dispozitia angajatorului, la un alt angajator, in scopul executarii unor lucrari in interesul angajatorului la care este angajatul este detasat, si de la care primeste instructiuni.

Conform HG 1860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului:

Art. 1. – (1) Drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice, indiferent de finantarea acestora, pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in cadrul localitatii, in interesul serviciului, se stabilesc potrivit anexei care face parte integranta din prezenta hotarare.

Art. 2. – Pentru salariatii din cadrul companiilor nationale, societatilor comerciale si regiilor autonome la care drepturile salariale se acorda prin negociere, drepturile banesti pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in cadrul localitatii, in interesul serviciului, se acorda in conditiile prevazute in contractele colective sau individuale de munca.

Ce acopera diurna?

Definiția diurnei externe pentru instituțiile publice: cheltuielile de hrana, cele marunte uzuale, precum și costul transportului in interiorul localitații in care iși desfașoara activitatea (conform HG 518/1995)
Nu exista o definiție a diurnei interne. Totuși, diurna interna pentru instituțiile publice nu include (i) cheltuielile de transport pe distanța dus-intors, (ii) cheltuielile de transport in interiorul localitații, (iii) diverse taxe (e.g de trecere a podurilor, taxe de aeroport), acestea fiind decontate separat.

Diurna este o suma de bani pe care angajatorul este obligat sa i-o acorde salariatului cu ocazia delegarilor in interes de serviciu, in tara sau in strainatate, care urmeaza sa fie cheltuita de angajat astfel cum considera necesar.

Limitele diurnei sunt stabilite doar pentru personalul din instituțiile publice.

Hotararile de Guvern pentru institutiile publice nu sunt obligatorii pentru societatile cu capital privat, ci au caracter orientativ pentru acestea.

Pentru societatile cu capital privat drepturile se acorda in conformitate cu contractele colective sau individuale de munca.

Practici diferite pentru acordarea drepturilor in cazul delegarii:

  • Indemnizatie de delegare: diurna
  • Acoperirea cheltuielilor cu masa

Abordare mixta

La art. 44 (2) din Codul muncii sunt prevazute drepturile salariatului delegat:  plata cheltuielilor de transport si de cazare, precum si plata unei indemnizatii de delegare.

Consideram ca pe durata delegarii in interesul serviciului, in tara si in strainatate, salariatul delegat are dreptul la plata unei indemnizatii de delegare (diurna) și la acoperirea cheltuielilor de transport și cazare si, prin urmare, angajatorul este obligat sa acorde aceasta indemnizatie salariatului sau și sa-i acopere cheltuielile respective. Salariatul nu poate sa renunte la aceste drepturi.

In cazul personalului societatilor private drepturile de delegare / detasare se stabilesc prin negociere colectiva sau individuala in acelasi mod in care se stabilesc și salariile. Pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, aceste drepturi sunt stabilite prin hotarari ale Guvernului.

Din punct de vedere fiscal, diurna are implicatii la nivelul angajatorului si al angajatului.

De la data de 1.02.2013 a devenit impozabila cu impozit pe salarii și cu contribuții sociale indemnizatia primita de angajati pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, precum si orice alte sume de aceeasi natura, pentru partea care depaseste 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice.

Consideram ca valoarea diurnei, care depașește limita a de 2,5 ori nivelul legal, este considerata o valoare bruta in scopul impozitarii cu impozit pe salarii și contribuții sociale. Valoarea diurnei se impoziteaza ca venit din salarii in luna in care aceasta a fost primita de catre salariat.
Astfel, valoarea diurnei trebuie inclusa in statul de salarii al lunii respective, intr-o coloana separata, in scopul impozitarii cu impozit pe salarii și contribuții sociale. in acest sens, valoarea diurnei trebuie adaugata la venitul brut si apoi dedusa din salariul net de platit angajatului. Avand in vedere ca valoarea diurnei este o valoare bruta in scopul impozitarii, salariul net al angajatului se va reduce cu suma impozitului pe salarii și a contribuțiilor sociale individuale aferente acestei diurne.

Se prevede expres ca nu se impoziteaza cu impozit pe salarii și contribuții sociale sumele primite de angajati in conditiile prevazute de lege sau de contractul de munca aplicabil, pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, ca indemnizatii si orice alte sume de aceeasi natura, in limita a de 2,5 ori nivelul legal, precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare.

Prin urmare, pentru a fi scutita in limita a de 2,5 ori nivelul legal, diurna trebuie sa fie prevazuta in contractul colectiv sau individual de munca.

Cheltuielile cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate sunt deductibile in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.

Regula speciala de deductibilitate se aplica cu prioritate. Prin urmare, partea care depaseste 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice este o cheltuiala nedeductibila.

In cazul in care se acopera cheltuielile cu masa sau exista o abordare mixta (indemnizație + acoperirea cheltuielilor cu masa in limita de 2,5 ori), exista riscul nedeductibilitații cheltuielilor cu masa, deoarece indemnizația de deplasare nu a fost acordata in bani.

Nu exista modificari din perspectiva impozitului pe profit, a impozitului pe salarii și a contribuțiilor sociale in ceea ce privește cheltuielile de transport și de cazare.

Se prevede expres ca nu se impoziteaza cu impozit pe salarii și contribuții sociale sumele primite de angajati primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare.

Din perspectiva impozitului pe profit, sunt cheltuieli deductibile cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru:

  • salariati
  • administratori
  • directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii
  • persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care contribuabilul suporta drepturile legale cuvenite acestoraDin punct de vedere contabil si fiscal, diurna nu trebuie justificata cu documente, atata timp cat delegarea in interesul serviciului este dispusa in scris, si anume: prin ordin de deplasare, intocmit si semnat in mod corespunzator.Din perspectiva contabila, sumele in numerar, puse la dispozitia personalului in vederea efectuarii unor plati in favoarea entitatii, se inregistreaza distinct in contabilitate (contul 542 “Avansuri de trezorerie”). in cazul platilor in valuta suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc in contabilitate la cursul din data efectuarii operatiunilor sau la cursul din data decontarii avansului (pct.  176 (1) din Ordinul nr. 3055/2009).

    Durata delegarii se stabileste in functie de numarul efectiv de zile necesare pentru indeplinirea sarcinilor primite de angajat.\

    Consideram ca angajatul are dreptul sa primeasca un avans, in functie de durata delegarii, care trebuie sa acopere diurna, cheltuielile de transport si cazare, precum si alte cheltuieli care decurg nemijlocit in contextul delegarii, dupa caz.

    Dreptul angajatului de a primi avans este reglementat de HG 1860/2006 (delegari in Romania) și HG 518/1995 (delegari in strainatate), hotarari care, astfel cum am menționat, au caracter orientativ pentru societațile private, astfel:

HG 1860/2006: art. 42.Persoana trimisa in delegare sau detasare are dreptul sa primeasca, in conditiile legii, un avans in numerar, stabilit in raport cu numarul zilelor de deplasare, dar nu mai mult decat totalul cheltuielilor de delegare sau de detasare pentru 30 de zile calendaristice.

HG 518/1995:  art. 12.(1) Sumele in valuta cuvenite personalului, in conditiile stabilite prin prezenta hotarare, se acorda sub forma de avans.

La sosirea din delegatie, angajatul trebuie sa justifice avansul acordat in numerar, prin intocmirea unui decont de cheltuieli, pe baza documentelor justificative, in termenul și in condițiile prevazute de regulamentul / procedura interna a societații privind decontarea cheltuielilor de delegare.

Cheltuielile efectuate si platite cu carduri deschise pe numele societatii se pot justifica intr-un termen impus de Societate, conform regulamentului sau / procedurii sale interne.

Ordinul de deplasare impreuna cu decontul de cheltuieli (daca se intocmește separat) si documentele justificative constituie un tot unitar si se arhiveaza impreuna.

Ordinul de deplasare trebuie sa cuprinda cel puțin urmatoarele informații (Ordinul 3512/2008):

  • denumirea unitatii;
  • denumirea si numarul formularului;
  • numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
  • data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie;
  • ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
  • cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
  • numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
  • semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans.